Privacyverklaring

PRIVACYVERKLARING VAN DE GEREFORMEERDE GEMEENTE TE ENSCHEDE

1. Algemeen

1.1. Over deze privacyverklaring

Voor de Gereformeerde Gemeente te Enschede (hierna te noemen: de kerk) zijn privacy en een veilige omgeving van groot belang. Deze privacyverklaring is bedoeld om informatie te geven over het gebruik van persoonsgegevens. Daarnaast geeft deze verklaring inzicht in de doelen en grondslagen van gegevensverwerking binnen de kerk. Betrokkenen kunnen in deze verklaring lezen welke persoonsgegevens wanneer worden verwerkt. Deze verklaring beschrijft tevens de rechten die een betrokkene met betrekking tot de verwerking van zijn of haar persoonsgegevens heeft en wie daarvoor de contactpersoon bij de kerk is. De organisatie van de kerk is gebonden aan specifieke (kerkelijke) regels. Deze regels werken ook door in de privacybescherming. De Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) geeft ruimte aan de kerken om conform hun eigen kerkelijke regels gegevens te verwerken.

1.2 Algemene maatregelen ter bescherming van persoonsgegevens

U heeft er recht op dat zorgvuldig en rechtmatig met uw persoonsgegevens wordt omgegaan. Dat is niet nieuw en functioneert reeds  zo veel mogelijk. De kerk zorgt er daarom voor dat uw privacyrechten en gegevensbescherming op orde zijn door deze standaard te beveiligen en privacyregels standaard toe te passen. Binnen de kerk is eenieder die op basis van zijn kerkelijke functie gegevens ontvangt tot geheimhouding verplicht. Om op een veilige en bewuste manier om te gaan met persoonsgegevens heeft de kerk beleidsmatige en concrete maatregelen getroffen. In deze privacyverklaring informeren we u hierover.

2. Uw rechten, de procedure bij een verzoek en de contactgegevens van de kerk

Om te voldoen aan verzoeken van betrokkenen en ervoor te zorgen dat er passende technische en organisatorische maatregelen worden genomen om aan de privacyregels te voldoen, heeft de kerk de coördinatie van die waarborgen belegd bij de kerkenraad (aanspreekpunt: de scriba).

De AVG en de Uitvoeringswet AVG geven betrokkenen de volgende relevante rechten:

  • Recht op inzage en kopie.
    Het recht van mensen om hun persoonsgegevens die worden verwerkt in te zien en daarvan een kopie te ontvangen.
  • Recht op rectificatie en aanvulling.
    Het recht om de persoonsgegevens die van u worden verwerkt te wijzigen. Gegevens kunnen worden gewijzigd indien men van mening is dat deze niet kloppen, voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich hiertegen niet verzetten.
  • Het recht op vergetelheid.
    Het recht om “vergeten” te worden. Uitschrijving uit de kerk is mogelijk en de kerk moet voldoen aan uw verzoek om vergeten te worden voor zover de belangen van anderen of de legitieme belangen van de kerk zich daar niet tegen verzetten.
  • Het recht om bezwaar te maken tegen de gegevensverwerking.
  • Het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Voor een verzoek met betrekking tot één van de bovenstaande rechten neemt u contact op met de  kerkenraad  via de scriba. De kerk zal vervolgens uw verzoek behandelen, in ieder geval zo mogelijk binnen twee maanden.

3. Verwerkingen inzake de ledenadministratie

De kerk heeft een handmatige ledenadministratie door middel van een kaartenbak. Deze bevindt zich in een kluis waartoe uitsluitend kerkenraadsleden toegang hebben. Een uittreksel uit de ledenadministratie wordt meegegeven aan leden wanneer zij (met hun gezin) overgaan naar een andere kerkelijke gemeente.

Bewaartermijnen: onbepaalde tijd, zodat (oud-)leden hun kerkelijke gegevens kunnen opvragen.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten.

De volgende gegevens worden voor zover beschikbaar geregistreerd:

  • naam en voornamen;
  • straatnaam, huisnummer, postcode, woonplaats
  • geboortedatum en -plaats;
  • geslacht;
  • burgerlijke staat met vermelding van de datum van ingang
  • de volgende kerkelijke gegevens:
  • doop, met vermelding van de datum daarvan, alsmede van de kerkelijke gemeente waar de doop werd bediend;
  • belijdenis van het geloof, met vermelding van de datum alsmede van de kerkelijke gemeente waar belijdenis van het geloof werd gedaan;
  • kerkelijke bevestiging van het huwelijk, met vermelding van de datum alsmede van de kerkelijke gemeente waar de bevestiging heeft plaatsgevonden;
  • datum van overkomst uit een andere gemeente of uit een ander kerkgenootschap , met vermelding van de naam van deze gemeente c.q. kerkgenootschap;
  • gegevens in verband met het einde van het lidmaatschap van de gemeente:
  • datum van vertrek naar een andere gemeente c.q. kerkgenootschap met vermelding van de naam van de nieuwe gemeente c.q. kerkgenootschap,
  • datum van overlijden,
  • datum van onttrekking aan de gemeenschap van de kerk.

4. Verwerkingen inzake kerkelijke vergaderingen

4.1. Notulen van kerkenraadsvergaderingen

De kerkenraad houdt notulen bij van haar maandelijkse kerkenraadsvergaderingen. Deze notulen bevatten enkele persoonsgegevens:

  • De namen van personen die een kerkelijke functie hebben of daartoe gekandideerd worden
  • De namen van personen die een kerkenraadsvergadering bezoeken
  • De namen van personen met wie de kerkenraad communiceert

De notulen van de kerkenraadsvergaderingen worden op papier bewaard in een kluis die alleen toegankelijk is voor leden van de kerkenraad.

Eenmaal in de drie jaar ontvangt  de kerk een kerkvisitatie op last van de classis Rijssen, waartoe onze kerk behoort. De visitatoren krijgen dan de gelegenheid om de notulen in te zien. De visitatoren staan evenals de kerkenraad onder ambtsgeheim.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang en op basis van haar kerkrechtelijke verplichtingen.

Bewaartermijnen: onbepaald, zodat kerkelijke besluiten altijd geraadpleegd kunnen worden.

4.2. Ledenvergaderingen

De kerk houdt jaarlijks (of vaker vanwege ambtsdragerverkiezingen of andere bijzondere omstandigheden) een ledenvergadering voor de mannelijke leden van de gemeente. De scriba houdt de notulen bij van deze vergaderingen. Deze notulen bevatten enkele persoonsgegevens:

  • De namen van personen die een kerkelijke functie hebben of daartoe gekandideerd worden
  • De namen van personen die met kennisgeving afwezig zijn
  • De namen van personen die voorafgaand aan of tijdens de ledenvergadering een vraag ingediend hebben bij de kerkenraad
  • De namen van personen die tijdens de ledenvergadering opmerkingen maken betreffende de kerkelijke besluitvorming

Deze notulen worden op papier en digitaal bewaard door de scriba, en worden op papier verspreid onder de gemeenteleden.

Tevens wordt op de ledenvergaderingen een presentielijst bijgehouden. Deze presentielijst wordt op papier bewaard in een kluis die alleen toegankelijk is voor kerkenraadsleden, en ligt tijdens de ledenvergadering ter inzage voor de leden die de ledenvergadering bezoeken.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, namelijk het vastleggen van officiële kerkelijke besluiten, en op basis van haar kerkrechtelijke verplichtingen.

Bewaartermijnen: onbepaald, zodat kerkelijke besluiten altijd geraadpleegd kunnen worden.

5. Overige verwerkingen vanwege het samenleven in de kerk

5.1. Verenigingen

De kerk heeft een aantal verenigingen, waaronder een vrouwenvereniging en een Bijbelkring.

Deze verenigingen houden hun eigen ledenadministratie bij met het oog op o.a. contributiebijdragen.

Van de verenigingsavonden worden notulen bijgehouden. Deze notulen kunnen de volgende persoonsgegevens bevatten:

  • De namen van bestuursleden en leden die daartoe gekandideerd worden
  • De namen van leden die een bijzondere bijdrage leveren aan de invulling van de avond
  • De namen van leden die met kennisgeving afwezig zijn
  • De namen van eventuele gastsprekers

Deze notulen worden bewaard door de bestuursleden van de betreffende verenigingen.

Grondslag: De verenigingen van de kerk verwerken deze gegevens op basis van hun gerechtvaardigde activiteiten.

Bewaartermijnen: maximaal 2 jaar.

Er zijn daarnaast ook een aantal jeugdverenigingen, zij doen verslag van hun activiteiten in de kerkbode (zie 5.2).

5.2. Kerkbode

Er wordt één maal per maand een kerkbode verstrekt aan de leden en een beperkt aantal personen die met de gemeente mee willen leven. Daarin worden o.a. gegevens vermeld van leden ingeval van mutaties in het ledenbestand, doop, openbare geloofsbelijdenis, ziekte, jubilea, verjaardagen e.d.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten en haar gerechtvaardigd belang, namelijk het informeren van de gemeente en het versterken van de onderlinge band.

5.3. Website en Kerkelijk Jaarboek

De kerk heeft een website: gergemenschede.nl. Deze website bevat de namen en contactgegevens van de kerkenraad en de koster. Van de overige (doop)leden worden geen gegevens op de website vermeld. Er worden geen gegevens bijgehouden van personen die de website bezoeken.

Naam, adres, telefoonnummer en emailadres van kerkenraadsleden, consulent, koster en contactpersonen van de verenigingen worden jaarlijks vermeld in het Kerkelijk Jaarboek van de Gereformeerde Gemeenten.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang en op basis van het feit dat ze deel uitmaakt van het kerkverband van de Gereformeerde Gemeenten.

5.4. Ingekomen post en email

Via haar emailadres (gergemenschede@gmail.com) en per post ontvangt de kerkenraad vele stukken. Deze stukken kunnen allerlei persoonsgegevens bevatten, zoals namen, adressen en functies van de medewerkers van een organisatie.

Ingekomen post wordt bewaard door de scriba. Het emailaccount is alleen toegankelijk voor kerkenraadsleden.

De kerkenraad kan ingekomen tijdschriften, nieuwsbrieven, openbare mededelingen en andere publicaties verspreiden onder de gemeenteleden en andere betrokkenen. Zorgvuldige omgang met persoonsgegevens in deze publicaties beschouwen we als de verantwoordelijkheid van de redacteuren van deze publicaties.

Bewaartermijnen: Voor stukken die communicatie bevatten omtrent kerkelijke besluitvorming geldt een bewaartermijn van onbepaalde tijd. Voor overige stukken geldt een bewaartermijn van 1 jaar. 

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang om recente communicatie en kerkelijke besluitvorming te kunnen raadplegen, en om deze communicatie verder te verspreiden onder gemeenteleden, voor zover dit gepast is.

5.5. Adressenlijst

Er wordt jaarlijks een adressenlijst verstrekt met daarin de gegevens van elke gezinseenheid binnen de kerk. Deze lijst wordt uitsluitend aan leden verstrekt. Opgenomen worden: achternaam, voorletters, adres en telefoonnummer.

Grondslag: De kerk verwerkt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang, namelijk het ondersteunen van de onderlinge band tussen gemeenteleden.

5.6. Kerkdiensten

Tijdens een kerkdienst worden vóór het gebed namen van leden van de gemeente genoemd, ingeval van ziekte, jubilea e.d. De kerkdiensten zijn voor leden van de gemeente ook via internet of de kerktelefoon te volgen. Genoemd worden: de naam en een korte aanduiding van de reden waarom de naam wordt genoemd (jubileum, ziekte e.d.). Van bijzondere diensten (doop, belijdenis, huwelijk, bevestiging ambtsdragers) worden opnames op een geluidsdrager (CD) ter beschikking gesteld aan de betreffende personen. De kerkdiensten zijn ook te volgen via de website kerkdienstgemist.nl voor mensen die daartoe van de kerkenraad inloggegevens hebben verkregen.

Grondslag: De kerk verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigde activiteiten, te weten haar gerechtvaardigd belang om een gemeenschap te kunnen zijn waarin leden naar elkaar omzien en hen op te dragen aan God.

5.7. Giften en diaconale activiteiten

Giften die digitaal overgemaakt worden en andere bancaire transacties worden geregistreerd op het beveiligde online digitale bankaccount behorende bij de bankrekeningen van de kerk. Alleen kerkenraadsleden hebben toegang tot deze accounts.

Jaarlijks vind er een kascontrole plaats door twee onafhankelijke leden van de gemeente, deze leden krijgen daartoe inzage in de bankafschriften behalve die van de diaconie.

Diaconale hulpvragen worden zeer vertrouwelijk behandeld; slechts de kerkenraad draagt daarvan kennis. Er worden in beginsel geen persoonsgegevens geregistreerd. In voorkomende gevallen worden bedragen digitaal overgeboekt via het beveiligde bankaccount van de diaconie. Controle van de diaconale uitgaven kan plaatsvinden tijdens de kerkvisitatie (zie 4.1).

Grondslag: De kerk verzamelt deze gegevens op basis van haar gerechtvaardigd belang.

Bewaartermijnen: onbepaald.

Tenslotte:

  • De kerk geeft behoudens wettelijke verplichtingen geen gegevens door aan derden, tenzij het lid daarom verzoekt of daarmee uitdrukkelijk instemt.
  • Aan alle leden wordt dit document toegezonden. Tevens wordt dit document op de website van de kerk gepubliceerd
  • Indien de kerk constateert of vermoedt dat persoonsgegevens ten onrechte in handen van derden (kunnen) zijn gekomen, neemt de kerk maatregelen conform de AVG.
  • Dit document kan zonder verdere aankondiging gewijzigd en geactualiseerd worden zodra de kerkenraad daar aanleiding toe ziet.

Enschede, vastgesteld tijdens de kerkenraadsvergadering van 5 maart 2019

Laatst bewerkt: 13 april 2019